考勤系统,主要就是指可以自动统计出员工考勤结果的系统.由考勤机和考勤软件组成.考勤机主要是接收考勤数据,考勤软件主要是把考勤数据抓取过来,结果软件中的员工上班班次,请假单及考勤分析算法等自动统计出考勤结果.考勤系统越来越完成,现在市面上见到的考勤系统,大多是人力资源管理系统了,即包括了人力资源管理六大模块(考勤模块就是系统的一大核心和重点).少部分的还是保留在人事管理,考勤计算及工资计算三个模块.
如上所说,不管是人力资源管理系统,还是单一的考勤系统,考勤功能都是作为核心的,处理好考勤,人事部办公效率会大大提高.主要是因为考勤关系内容多(标准上班[即班次],指定上什么班[即排班],考勤数据,请假单,加班单,签卡单,公式设置等),并且不像财务有标准,考勤怎么做只有大体框架,没有唯一标准,这取决于每家单位.
今天主要说明的,其实是做好考勤最核心,最难,自然也就是用户最不喜欢的排班.排班,就是指每位员工每天上不上班,上什么班要指定给考勤软件,而实际企业生产作业过程中,经常调班,又是临时调的,并且各部门很难及时给到调班信息给考勤文员,导致要生成完善正确的考勤,排班是最麻烦最长久最让考勤文员头疼的工作.
因此,专业人力资源管理软件公司,就设计出了自动抓班(也称模糊排班,候选班次等),即根据员工考勤时间,自动倒推出应该上什么班次的功能.很多人力资源管理软件公司在销售活动中也是大吹大擂本公司软件具有自动抓班功能.用户被吸引后采购系统,可是自动抓班当前在用户中应用并没有想象的那么多,很多的失败了.这是为什么呢?解答这个问题就是本词条的重点,供用户选择考勤系统时参考,不要选择错了.
一套好的专业的考勤系统,必需具有强大灵活的设置功能,否则在复杂多变个性多异的企业(特别是生产制造型企业)中很难称得上很好.所以,选择好的自动抓班系统时,先是手动排班的情况下,看是否可以分析各种复杂考勤,如果都分析不出,还指望它能倒推正常班次(即自动抓班),那是天方夜谭.
一套好的考勤系统.自动抓班功能一定要满足完善的分析,主要指:
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不单是分析一道卡,要分析每一道卡,取最接近的;例如:有两个班次,一具是08:00-12:00,13:00-17:00,一个是08:30-12:00,13:30-17:30.这两种班次上下班时间比较近,只分析一道卡抓错的概率就会很高.比如只抓上班卡,08:00之前刷的就是上第一个班次,08:30之后刷的就是上第二个班次,可是08:00上班的也有迟到的,08:30上班的也有来的早的(在08:00前刷卡的)则就会分析错误;
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自动抓班要比对班次,那经比对多少个班次呢?一个企业,往往有5,6个班次以上,甚至几十个上百个班次.如果自动抓班一一比对,对系统开销很大.我们知道,就是指定班次(即排班)的情况下,分析1000人一个月的日考勤,往往也要10分钟-30分钟之间(有的甚至更长).如果自动比对班次别说是几十种上百种,就是5,6种也很难接受.这周期太长,对系统稳定程度和耽误电脑办公.所以自动抓班就像例图所指,最好是指定候选班次.即一次性设置每一个人可能上班的所有班次.很明显.上班多的往往也就3,4个班次,早,中,夜三班倒或白,夜班2班倒+白转夜+夜转白4个班次.这样可以大大节省系统自动抓班定位时的开销,也就提高了系统稳定性和统计效率;
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从上班第2点我们单独分析一处重点.企业上一个班次时,往往因为生活需要机具不能停或食堂坐不下等情况要分批吃饭的.比如中午,假设中间休息是1小时.可能11:00-14:00之间自由上下班,只要休息1小时即可.或许11:00,11:30,12:00,12:30,13:00分了五个班次上下班.这样一统计,本来以为3,4个班次的,结果就变成了7,8个班次以上了.这系统开销又上来了.所以,具有浮动上班设置的系统才能很好的处理好自动抓班.因为浮动上班设置的系统就可以把此类情况设置为一个班次.即指定班次为浮动上班(也可以称为指定班次框架下的自动抓班或二次抓班).可是浮动班次并非很多系统都能处理好,个人认为当前市面上不超10%的人力资源管理系统可以处理好.这就不难理解为什么很多自动抓班的考勤系统买过来根本处理不好自动抓班了;
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不管怎么说,自动抓班往往要比对多个班次,速度比指定排班是肯定有影响的.使用了专业自动抓班考勤系统虽然在速度上可以最快化.但是也得考虑企业本身的网络环境和硬件配置.很多企业网络经常不稳定掉线,电脑安装的还是XP时代甚至是WIN98时代的电脑,配置很低,可企业人数又很多,考勤复杂班次很多类似的,则不利于使用自动抓班功能.
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