一个企业中人力资源的成本往往是最大的开销。现代企业中，人力资源部门与传统的人事管理已有巨大区别。今天人力资源部门的主管将面临更多的政策变化；企业间的合作与兼并过程中的变化；人力成本的控制；不同员工对文化的需求；员工的培训等等一系列问题。另外，人力资源部门还要让员工了解公司的重大事务以及个人福利等财务细节。为了造就一个富有竞争力的企业文化环境，构建一个人力资源信息系统成为一种必要的选择。这个系统要能够迎合企业的政策和运作流程，能在企业内外进行信息整合；能对各层次的员工的信息进行更新和管理。
但是，在企业中人力资源的信息系统往往被忽视，原因是大多数企业主管看不到投资人力资源的好处，造成人力资源部门的资金不足，因而使这个部门只能注重发薪资给员工、人员的调配、提供福利建议和追踪法规的变化，使他们不可能去努力研究一些人事问题，例如福利规划、前途监测和应征员工的追踪等。随着企业内联网的应用，人力资源部门可以利用网络做一些原来认为难以办到的事。现在通过网络，可以使各部门经理和员工直接交流信息，使企业成为一个共同的工作平台，这样支持了人力资源功能，包括应征新员工和应征者追踪、组织的训练和发展、技巧规划和效能评估、员工自发性帮助、福利管理等等。
人力资源管理系统（HumanResourceManagementSystem，HRMS）基本的软件模块包括了员工管理的所有事项：
·人力资源———人事、员工雇用、薪资管理、训练、发展、健康和安全
·薪资发放———工作时间报告、薪资计算以及税金计算
·福利管理———规定的福利、奖励、退休金、弹性支出、医疗、保险
就福利管理模块来说，人力资源部门可以将现有员工政策或福利手册转移到企业内部网，让员工可以提取公司的所有人力资源政策。可以结合企业内部网和现有的数据库，让员工利用Web浏览器自行浏览数据库，这样员工就可以随时找到有关的公司政策和变动状态，以及个人的各种资料。他们通过浏览器，用Web的格式输入姓名和密码。企业内部网就会通过HTML执行数据库搜寻并回馈给查询者。
人力资源的所有的资料都可存放在企业内的数据库内，通过网络，信息可被增加、更新、删除、询问和计算。企业内部网服务器的应用可以贮存人力资源中心的人事资料从而降低了员工的成本和响应时间。利用用户识别码和密码可以保证只有适当员工才能取得个人的资料。由于可以通过不同方式的提取资料，这符合了变动的工作人力的需求，也使得人力资源部门员工可以摆脱回答例行问题的繁琐工作。另外，利用人力资源系统的不同模块，可形成企业内部网的不同应用，无论在员工雇用，教育培训等方面都大大降低了人力资源管理成本，同时减少了人力资源部门的无效性运作。很重要的一点，对公司形成独特的企业文化有极大的促进作用。
